Dienstreise

Dienstreise – Was versteht man darunter?

Eine Dienstreise ist eine berufliche veranlasste Reise im Auftrag des Arbeitgebers.
Sie liegt dann vor, wenn

• der Arbeitnehmer seinen Dienstort im Auftrag des Arbeitgebers zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt

oder

• dem Arbeitnehmer eine tägliche Rückkehr zum Wohnsitz nicht zugemutet werden kann, weil er so weit weg von seinem Wohnort arbeitet.
  Unzumutbar ist die Rückkehr bei einer Entfernung von mindestens 120 Kilometern.

Ob es sich also um eine Dienstreise handelt, lässt sich durch folgende Kriterien bestimmen:

• • den Zweck der Reise
    Die Dienstreise ist immer beruflich veranlasst. Die Veranlassung besteht im Auftrag des Arbeitgebers. Ist man selbstständig, so ist die Reise bzw. die Fahrt betrieblich bedingt.

• die Reisebewegungen
  Im steuerlichen Sinn ist eine Reise dann gegeben, wenn sich das Ziel mindestens 25 Kilometer von der Betriebsstätte entfernt befindet.
  Bei geringerer Entfernung handelt es sich um keine Reise, auch dann nicht, wenn Bezirks- oder sogar Landesgrenzen überschritten werden.
  Es gilt jedoch nicht als Reise im steuerlichen Sinn, wenn man an einem Tag zwar über 25 Kilometer zurücklegt, diese jedoch an keinem Punkt der Reise die 25 Kilometer-Marke überschreitet.

Welche Kosten entstehen bei der Dienstreise?

Macht ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers eine Dienstreise, entstehen in der Regel bestimmte Kosten. Insbesondere in Kollektivverträgen und Arbeitsverträgen gibt es daher meist Bestimmungen über den Ersatz dieser Mehrkosten.

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehrkosten
• Nebenspesen
• Nächtigungsaufwand

Fahrtkosten

Unabhängig davon, welches Verkehrsmittel benutzt wird (Bahn, Flugzeug, Taxi), es werden immer die tatsächlichen Aufwendungen abgesetzt. Ist man mit dem Auto unterwegs, muss zwischen einem betrieblichen und privaten Auto unterschieden werden.

• • Betriebliches Kfz (Betriebsfahrzeug)
    Bei einem betrieblichen Auto handelt es sich um ein Fahrzeug, das ständig oder zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Zwecke verwendet wird. Sämtliche Kosten, die für das Fahrzeug anfallen, können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
    Zu den Kosten gehören beispielsweise:
    • Leasing- Raten
    • Haftpflichtversicherung
    • Kaskoversicherung
    • Kosten zur Wartung
    • Reparaturkosten

• Privates Kfz
  Ein Auto wird als privates KFZ eingestuft, wenn es nur hin und wieder, zu weniger als 50 Prozent für betriebliche Reisen verwendet wird.
  Das amtliche Kilometergeld kann in diesem Fall von der Steuer abgesetzt werden, es werden damit jedoch alle Kosten für das Fahrzeug und die Fahrt abgegolten. Weiters ist das Kilometergeld auf 30.000 Kilometer bzw. auf 12.600 Euro pro Jahr beschränkt.

Kilometergeld – so viel steht Ihnen zu

Die Höhe des Kilometergelds ist abhängig davon, mit welchem Fahrzeug man unterwegs ist.

• Fahrten mit PKW: 0,42 Euro pro Kilometer
• Fahrten mit Motorrad (mehr als 250ccm Hubraum): 0,24 Euro pro Kilometer
• Fahrten mit Motorrad oder Mofa (weniger als 250ccm Hubraum): 0,24 Euro pro Kilometer
• Pro Mitfahrer: 0,05 Euro pro Kilometer
• Fahrrad oder zu Fuß, wenn Strecke länger als 2 Kilometer: 0,38 Euro pro Kilometer

Ist das Kilometergeld steuerfrei?

Das Kilometergeld ist steuerfrei in der Höhe, in der es gewährt wird. Das bedeutet, es gilt als steuerliche Höchstgrenze und alle freiwillig darüber gewährten Beträge, müssen versteuert werden.

Das Kilometergeld gilt nicht für den Weg zur Arbeit. Es muss eine Dienstreise im Auftrag des Arbeitgebers vorliegen und die zurückgelegte Strecke muss auch nachgewiesen werden können. Dafür wird in der Regel ein Fahrtenbuch verwendet.

Fahrtenbuch als Nachweis

Um das Kilometergeld von der Steuer absetzen zu können, muss ein Fahrtenbuch geführt werden. In diesem müssen Angaben zum KFZ und folgende Punkte für jede Fahrt eingetragen werden:

• Reisedatum
• Abfahrts- und Ankunftszeit
• die gefahrenen Kilometer
• Ausgangspunkt der Reise
• Zielpunkt der Reise
• Reiseweg
• Zweck der Dienstreise
• Unterschrift des Reisenden

Um die Übersicht zu behalten, sollte ein Fahrtenbuch fortlaufend geführt werden. Je genauer die Fahrten aufgezeichnet sind, desto glaubwürdiger ist ein Fahrtenbuch.

Taggeld in Österreich

Eine Dienstreise ist grundsätzlich mit einem erhöhten Verpflegungsaufwand verbunden.
Dieser Mehraufwand und die daraus entstehenden Kosten werden durch Tagesdiäten ausgeglichen. Geht eine Dienstreise über den örtlichen Nahbereich von 25 Kilometer hinaus, so kann Taggeld geltend gemacht werden. Am Tag können höchstens 26,40 Euro bzw. 2,20 Euro pro angebrochener Stunde steuerlich geltend gemacht werden.
Die Dauer der Dienstreise muss jedoch mindestens drei Stunden betragen.

Weiters zu beachten: wird noch Geld für ein Mittag- oder Arbeitsessen vom Arbeitgeber bezahlt, werden 13,20 Euro vom Taggeld abgezogen.

Nächtigungsgeld in Österreich

Nächtigungen im Inland können mit Nachweis in der Höhe der tatsächlichen Kosten für Nächtigung inkl. Frühstück oder pauschal mit 15 Euro abgegolten werden. Der Unterkunftgeber muss die Nächtigung nachweisen.

Ist eine Unterkunft für die Nächtigung verfügbar (wie beispielsweise die Schlafkabine in einem LKW), kann man die tatsächlichen Kosten (Frühstück, Badbenützung auf Autobahnraststätten) oder pauschale 4,40 Euro im Inland absetzen.
Im Ausland sind in diesem Fall 5,85 Euro absetzbar.

Taggeld und Nächtigung im Ausland

Seit 2008 gilt bei der Berechnung des Taggeldes für eine Dienstreise ins Ausland die gleiche Berechnung wie für eine Dienstreise innerhalb von Österreich. Bei der Übernachtung und bei einem Geschäftsessen gelten jedoch andere Regelungen. Sollte ein Geschäftsessen gezahlt werden, so kommt es hier zu keiner Kürzung des Taggeldes. Ab dem zweiten Geschäftsessen, das bezahlt wird, kommt es beim Taggeld zu einer Kürzung von zwei Drittel. Somit ist nur noch ein Drittel lohnsteuerfrei und muss berücksichtigt werden. Genauso gibt es bei einer Dienstreise im Ausland noch eine Betstimmung für die Übernachtung.

Hier können die tatsächlichen Kosten berücksichtigt werden.
Das bedeutet, auch wenn die Nächtigung teurer war, kann sie bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden.
Das Auslandstaggeld wird mit dem Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berechnet. Je nach Land kann dieser Höchstsatz variieren.
Hier einige beispiele für Tag- und Nächtigungsgelder:

Unbegrenzt steuerfreie Tagesgelder

Übt man Tätigkeiten aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift aus (weil es z.B. der Kollektivvertrag vorsieht), sind die Tagesgelder unabhängig vom Tatbestand zeitlich unbegrenzt steuerfrei.

Es handelt sich dabei um

• Außendiensttätigkeiten
• Fahrtätigkeiten
• Arbeitskräfteüberlassung
• Montage- und Baustellentätigkeit außerhalb des Werkgeländes

Nebenspesen

Neben den Fahrt- und Nächtigungskosten, fallen bei einer Dienstreise auch andere Kosten an, die als Nebenspesen steuerlich abgesetzt werden können.
Dazu gehören zum Beispiel:

• Telefonkosten
• Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
• Reisegepächversicherung
• Trinkgelder